眾所周知,在歐盟REACH法規下,非歐盟生產商或制造商可通過委托歐盟境內唯一代表來履行在REACH法規下注冊,授權等相關義務。截至2017年底,非歐盟企業通過唯一代表在REACH注冊下完成的注冊卷宗數占總量的24%,企業通過OR完成注冊無疑能更好的爭取貿易主動權,當然如何選擇合規的唯一代表也至關重要。本文通過闡述唯一代表定義,工作職責,義務及合格唯一代表的標準等內容,幫助企業判斷如何選擇合格的唯一代表。
REACH合法文本和ECHA指南文件沒有具體說明唯一代表應該具有的資質和要求。REACH第8(2)條包含了一個關于唯一代表的通用聲明語句,該語句是:唯一代表“…應該具有關于在物質的實際處理和其相關信息方面的充分背景”,對于這些語句并沒有進一步定義。在REACH指南文件下說明,“唯一代表是一個建立在歐盟境內的合法實體,具有關于在物質的實際處理和其相關信息方面的充分背景,有能力去履行進口商的義務”。
通用的理解,唯一代表即Only Representative,簡稱OR,是為非歐盟企業全面開展REACH注冊工作,承擔歐盟REACH法規框架下進口商的責任和風險的服務機構。唯一代表在REACH法規注冊下的主要責任和義務包括:
- 研究跟蹤法規,為企業提供嚴謹適宜的REACH法規應對方案;
- 建立,管理和維護REACH-IT賬戶;
- 提交預注冊,查詢,注冊,C&L通知,PPORD和授權卷宗;
- 正確和及時地記錄最新的物質,文件,進口和再次進口的量,進口商聯系方式,包括上述信息在復雜供應鏈中的情況;
- 向歐盟進口商確認下游用戶關于覆蓋物質的狀況,通過出具噸位涵蓋證明的方式幫助企業管理注冊號和注冊噸位,向用戶頒發REACH注冊證書;
- 對委托企業物質噸位變更、企業名稱變更及時進行注冊信息更新;
- 確保安全數據表的傳遞,分類標簽更新告知;
- 與ECHA,執法機構,SIEFS,聯合體,領頭注冊人以及委托人供應鏈中的參與者進行溝通等;
- 應對歐盟成員國主管當局對OR的現場核查
如何選擇一家合格的唯一代表,企業可通過如下的評判標準進行判斷:
- OR是否長期穩定
正式注冊一旦完成,企業擁有一個穩定存在的OR對其貿易連續性非常關鍵。通常企業花在REACH正式注冊會達到幾十萬甚至上百萬人民幣,而唯一代表一旦出現問題甚至倒閉,會影響注冊號的有效性,在這種情況下如唯一代表不能及時轉出,企業的高額花費很有可能就打水漂。
- OR的專業能力和豐富的經驗
REACH法規服務是個具有高專業性要求的工作。在注冊中,主要體現為前期的方案評估,中期的數據獲取,完成后的維護工作等。唯一代表應該聘請有相關技術資格和經驗的人才,對REACH的注冊要求,行政流程和后續監管有清晰的理解認識,需要對于委托企業類型,規模,資質文件有客觀的判斷,對于物質特性有良好的分析。有專業能力和豐富經驗的OR不僅能用優化的費用及合理的時間完成注冊,還能為很好為企業規避后續合規風險。
- OR的口碑
在REACH注冊過程中,OR會代表企業聯合體,領頭注冊人或數據持有人進行談判,同時也會跟主管部門如ECHA及執法機構溝通。有良好口碑的OR更容易跟主管部門或領頭注冊人深入溝通,如獲取數據費LOA的詳細構成及協商費用分攤方式,為企業在SIEF中競選領頭注冊人,如有爭端或異議向ECHA進行申述等,為企業在REACH注冊過程中爭取主動性及合理的利益。
- OR的中立性及保密性
根據REACH法規規定,OR 不僅代理企業參加REACH預注冊、REACH注冊,還包括供應鏈上信息傳遞的責任和義務。在此過程中OR 會接觸到企業的大量信息,其中包含企業貿易過程中極其寶貴的客戶,噸位及進口商信息,因此OR不參加貿易是必須遵守的職業道德,同時OR需要為企業信息保密,不向任何第三方透露企業信息。
完成REACH法規的全面應對,不是一朝一夕的事,企業與OR 的合作是長期的,OR是否能提供長期的優質服務也至關重要,在REACH法規最后一個截止期(2018.5.31)到來之際,瑞旭技術提醒企業選擇一家長期穩定,有專業能力,豐富經驗,有良好口碑及能保證中立性并為企業保證商業機密的OR!
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